Трудовая книжка: оформление, внесение записей, образцы заполнения

Трудовая книжка установленного образца - основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Любой работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Однако не все знают, как правильно хранить трудовые книжки, какие записи в них нужно вносить, а какие не обязательно. Сегодня поговорим об аспектах ведения трудовых книжек.

Трудовая книжка является одним из обязательных документов, предъявляемых кандидатом при трудоустройстве, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые - в таком случае трудовую книжку должен завести работодатель. Только работодатель - физическое лицо не вправе оформлять этот документ (заводить или вносить в нее какие-либо записи). На основании ст. 66 ТК РФ в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, награждениях за успехи в работе, а также указываются основания прекращения трудового договора. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей регламентируются Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (Действует в ред. Постановления Правительства РФ от 19.05.2008 N 373) (далее - Правила). А Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Инструкция) регламентированы порядок внесения записей в книжку и состав сведений, вносимых в нее. Рассмотрим основные положения данных документов.

Оформляем титульный лист трудовой книжки

На основании п. 8 Правил оформление трудовой книжки лица, принятого на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

• Ф.И.О., дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

В разд. 2 Инструкции разъясняется, как правильно внести эти сведения. Так, фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, а дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав). Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).

Отметим, что на титульную страницу может быть внесена запись и о незаконченном образовании соответствующего уровня. Для ее внесения работник должен предоставить надлежаще заверенные копии документов - студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п. Профессия или специальность указываются работодателем на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) либо других надлежаще оформленных документов.

После внесения данных сведений и указания даты заполнения трудовой книжки работник на первой ее странице своей подписью заверяет правильность сведений (п. 2.2 Инструкции). Титульный лист подписывается также лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполняется этот документ.

В нижнем левом углу рядом с подписью ответственного работника проставляется печать организации. Если трудовая книжка оформляется индивидуальным предпринимателем, печать может не ставиться ввиду ее отсутствия у последнего. Об этом предприниматель обязан выдать соответствующую справку. Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, должна быть разборчивой. Поскольку законодательство не разъясняет, что значит "разборчивая", рекомендуем кадровикам не расписываться, а написать свою фамилию полностью и разборчивым почерком.

В процессе работы, возможно, потребуется внести исправления (например, при заключении или расторжении брака) или добавить новые сведения (например, об образовании) на титульный лист трудовой книжки. На основании п. 2.3 Инструкции изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (или имя, отчество, дата рождения), и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или кадровой службы.

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 Инструкции).

Вносим сведения о работе

Первым делом обратите внимание, что записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 12 февраля 2013 г., то в трудовой книжке делается запись: "12.02.2013".

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение" (п. 1.1 Инструкции).

Следующее общее правило - все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Коротко расскажем о наиболее часто встречающихся ошибках при внесении сведений о работе.

Запись о приеме на работу

Итак, вы заключили трудовой договор, издали приказ о приеме на работу, ознакомили с ним работника. Теперь можно делать запись в трудовую книжку. В ней указываются не все условия и сведения, содержащиеся в приказе о приеме на работу, а только структурное подразделение (если условие о нем включено в трудовой договор), наименование должности (специальности, профессии с указанием квалификации) и реквизиты приказа (распоряжения), в соответствии с которым работник был принят на работу. Иные условия, в том числе об испытательном сроке, о характере работы, не указываются в трудовой книжке.

В соответствии с п. 3.1 Инструкции сперва в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование (при его наличии). Довольно часто это требование игнорируется - кадровики вносят в заголовок сведения либо о полном, либо о сокращенном наименовании предприятия (организации, учреждения). Это ошибка.

Ниже наименования организации производятся следующие записи:

• в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи (нумерация сквозная - если вы принимаете работника и это его первое рабочее место, то ваша запись будет иметь порядковый номер "1", если у работника это не первое рабочее место, то порядковый номер вашей записи будет следующим за предыдущим);
• в графе 2 - дата приема на работу;
• в графе 3 - запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности, специальности, профессии (и квалификации);
• в графе 4 - дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя (например, протокол собрания участников общества), согласно которому сотрудник принят на работу.

Остановимся на графе 4 подробнее. Иногда кадровики неверно указывают дату приема на работу, указывая вместо нее дату издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. А это неверно, ведь данным документом может быть установлена иная дата приема на работу, нежели дата издания самого приказа (распоряжения).

Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, согласно штатному расписанию организации. Если по закону с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным квалификационными справочниками. То есть, принимая на работу электрогазосварщика, именно так и нужно записать наименование должности, поскольку именно оно содержится в Списке N 1 (Постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 "Об утверждении Списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение"), определяющем возможность досрочно уйти на пенсию. Иногда неопытные кадровики указывают "газоэлектросварщик" или просто "сварщик", лишая таким образом работника права на досрочное назначение трудовой пенсии.

Приведем пример записи о приеме на работу.

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись