Нужно ли в учетной политике утверждать применение упд

УПД — это универсальный передаточный документ, который, будучи на бумаге, может заменить первичный документ или комплект «счет-фактура + первичный документ». Об этом говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/[email protected] До прошлого года для УПД не было утвержденного электронного формата, поэтому компании, которые его использовали, не могли перейти на ЭДО.

Теперь этот формат есть. Но ФНС расширила его функциональность, поэтому он может выступать в трех качествах: счета-фактуры, первичного документа и непосредственно УПД ― аналогом бумажного универсального передаточного документа. Итак, мы понимаем, что УПД как документ и электронный формат — это две разные сущности.

Случаи использования универсальных передаточных документов

Пользоваться универсальными передаточными документами можно по желанию. Иными словами, вы можете самостоятельно решать, нужны ли вам УПД или вы станете работать с ними в комплексе с классическими форматами документов.

Рассмотрим случаи, в которых можно применять универсальные передаточные документы:

Передача по контракту лицензионного соглашения или в качестве исключительных имущественных прав;
Осуществление посреднических мероприятий;
Оказание услуг;
Передача результатов выполненных работ;
Отправка продукции с транспортировкой или без нее.

Для возможности использования универсальных передаточных документов предприятие обязано подтвердить работу с ними, указав этот факт в учетной политике. Также формируется указ руководства компании об утверждении бланка УПД.

Чего требует закон?

Многие путают эти сущности и поэтому считают, что с 1 июля 2017 года обязаны «перейти на УПД», имея в виду документ: отказаться от счетов-фактур и «первички» и заменить их одним УПД. Это не так. Законодательство требует с 1 июля формировать по новому формату электронные счета-фактуры. И все.

Напомним, что форматы документа о передаче товаров при торговых операциях (ТОРГ-12) и документа о передаче результатов работ (акт) обновлены приказами ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551 и № ММВ-7-10/552 и остаются в силе. Их можно использовать и дальше. Так вот, оставлять ли в силе первичные документы, продолжать ли формировать их по данным форматам, перейти на новый формат или вообще заменить их УПД ― решают сами компании. И именно это им сейчас нужно сделать.

Каким путем пойти?

У каждой сети и у каждого поставщика своя учетная политика, бухгалтерский и налоговый учет ведется на основании определенных типов документов. Именно с ними «обучены» работать их учетные системы. И исходя из этого у сетей и поставщиков продумано и реализовано интеграционное решение с сервисами EDI и ЭДО.

Перспектива использовать один документ (УПД) вместо пакета и поддерживать единый – новый – формат выглядит очень привлекательно: удобно и экономично. Стратегически. Но требует больших трудозатрат в переходный период. Компании нужно не только «научить» свои системы работать с новым форматом, но и изменить схему документооборота и учетную политику для работы с новым типом документа.

Если хочется обойтись меньшими затратами сейчас, то можно оставить в силе первичку, но перевести ее на новый формат, чтобы не поддерживать несколько. Но тогда нужно «научить» свою учетную систему работать с бухгалтерскими документами в новом формате. А это опять финансовые и трудозатраты. А можно вообще сделать лишь необходимое, выполнить непосредственно требование законодательства — перевести на новый формат счета-фактуры, а все остальные типы документов и форматы не трогать. Минимум усилий, но в перспективе может возникнуть необходимость вернуться к этому вопросу.

Как показывает наша практика, сети мыслят стратегически, так как пользователи Контур. EDI массово внедряют УПД не только как формат, но и как тип документа, который объединяет счет-фактуру и первичную документацию. В деле ЭДО поставщики всегда следуют за сетями, так как односторонним документооборот быть не может. Переход на УПД — не исключение, потому вслед за сетями поставщики внедряют этот тип документа.

Об изменении учетной политики в середине года

Разработанная при создании компании учетная политика применяется последовательно из года в год. В течение года в учетную политику для целей налогообложения можно вносить изменения и дополнения только в двух случаях:

если появились новые операции или вы освоили новый вид деятельности;
если в течение года внесены поправки в законодательство.

Других возможностей изменить в середине года ранее закрепленные методы учета нормами налогового права не предусмотрено.

Пересмотренные по собственному желанию правила можно применять только с нового года. И утвердить их до его начала — до 31 декабря.

Для целей бухгалтерского учета причины внесения изменений в учетную политику в течение года аналогичны. Их три:

при изменении законодательства РФ о бухгалтерском учете, федеральных или отраслевых стандартов бухучета;
при разработке или выборе нового способа ведения бухгалтерского учета, применение которого приводит к повышению качества информации;
при существенном изменении условий деятельности экономического субъекта (например, реорганизации, изменении видов деятельности и тому подобного).

Что нужно делать поставщику?

Запуск нового формата у поставщиков зависит от готовности сетей. Как только они сообщают провайдеру, что готовы принимать документы в новом формате, он делает необходимые настройки на своем сервере. В результате документы для конкретной сети автоматически формируются в новом формате прямо в системе ЭДО. Самому поставщику ничего не нужно для этого делать. Он просто продолжает, как и раньше, отправлять счета-фактуры и ТОРГ-12. В сеть они попадут в нужном формате. При этом неважно, каким способом он работает с EDI и ЭДО: через веб-версию или через интеграционное решение.

Запуск электронного УПД как документа также происходит по мере готовности сетей. Они вместе с провайдером составляют график переключения поставщиков, каждому из которых сообщают дату, к которой ему нужно обеспечить техническую готовность отправлять универсальный передаточный документ. Как это сделать — зависит от способа, которым он работает с электронными документами: через веб-версию или через интеграционное решение.

Если это веб-версия, нужно обратиться к своему провайдеру. Он сделает необходимые переключения на новый тип электронного документа у себя на сервере. Поставщику со своей стороны ничего менять не понадобится. Просто в системе ЭДО вместо привычных счетов-фактур будут формироваться УПД.

Если же у поставщика интеграция EDI и ЭДО с учетной системой, то обновить решение, чтобы оно работало с новым документом, должен тот, кто его разрабатывал и внедрял. Если это провайдер, нужно связаться с ним и обсудить план действий. Если это сторонний подрядчик — то же самое, но с ним. Если это собственный IT-отдел компании — вопрос решается его силами. Кто бы ни внедрял решение, понятно, что в любой интеграции задействовано две стороны: компания и провайдер, поэтому обновлять решение нужно совместно.

В помощь интеграторам

Не углубляясь в технические подробности, хочется особо отметить: меняется формат юридически значимого документа. Нововведения могут никак не коснуться структуры EDI-сообщений. Но могут затронуть статусные сообщения, которые вы получаете на разных этапах документооборота: вместо идентификаторов счета-фактуры, ТОРГ-12 и корректировочного счета-фактуры они будут содержать идентификаторы универсального передаточного или универсального корректировочного документов.

Несмотря на то что в массе своей сети переходят на УПД, остаются и те, которые планируют и дальше работать со счетами-фактурами, но в новом формате. Оба документа создаются на основе одного и того же формата. Но вы не запутаетесь, если в вашей EDI-цепочке используется INVOIC. Тогда именно на нем базируются и счета-фактуры, и УПД. В этом случае тип создаваемого документа для каждой сети настраивает провайдер на своем сервере. После этого система автоматически будет формировать на основе ваших данных из INVOIC нужный для конкретной сети документ.

Если же вы работаете без INVOIC, например, закрывающие документы выгружаются из вашей учетной системы через интеграционное решение сразу в формате ФНС, унифицированного решения нет, нужно переделывать интеграцию и переписывать выгрузку со старого формата на новый.

Отражение в учетной политике переход на упд

Нормами пункта 10 ПБУ 1/2008 и части 6 ст. 8 Закона N 402-ФЗ приведен перечень случаев, которые влекут изменение учетной политики организации.

Теперь надо утвердить форму универсального документа для тех хозяйственных операций, по которым вы решили его использовать. Например, для учета отгрузки товаров.

В случае, если организация работает с применением и УПД и одновременно оформляет счета-фактуры и товарные накладные, то при оформлении учетной политики можно поступить следующим образом:

в приложении к учетной политике в целях бухгалтерского учета утвердить УПД в качестве первичного учетного документа, который может оформлять организация;
не исключать из перечня и состава бланков первичных учетных документов счет-фактуру и товарную накладную по ф. №ТОРГ-12;
указать в учетной политике, что по решению руководителя, либо по согласованию с контрагентом (в договоре в таком случае должен появиться раздел «Документооборот») организация будет оформлять именно тот пакет документов, который будет установлен в каждом конкретном случае (либо УПД, либо счет-фактуру и товарную накладную).

Утвердить разработанную форму можно путем подписания отдельного приказа руководства либо же в учетной политике.

Если же вы решили по-прежнему применять унифицированные формы, то их приводить в учетной политике не надо. Утверждать их отдельным приказом директора тоже нет необходимости. Достаточно уточнить в учетной политике, какими постановлениями Госкомстата утверждены унифицированные формы.

Таким образом, изменять учетную политику удаляя из нее положения о применении вышеуказанных коэффициентов, не целесообразно. Иначе, организация не сможет их применять в отношении ОС, принятых к учету до 01.01.2014 г.

В случае, если организация является собственником такой недвижимости, по которой налоговая база по налогу на имущество определяется исходя из ее кадастровой (а не балансовой) стоимости, то представляется целесообразным отражение таких основных средств на отдельном субсчете к счету 01 «Основные средства» (или 03 «Доходные вложения в материальные ценности»).

Поэтому в названии УПД, даже если компания будет его дорабатывать для себя, должно обязательно присутствовать слово «счет-фактура» наряду со всеми обязательными реквизитами, указанными в статье 169 Налогового кодекса.

УПД со статусом «2» предполагает наличие еще и счета-фактуры, поскольку в этом случае УПД просто унифицирует форму первичного документа, оформляющего факт хозяйственной деятельности.

Строка [19] – показатель, позволяющий включить информацию о хозяйствующем субъекте, принимавшем участие в составлении документа со стороны покупателя (заказчика), в том числе сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет покупателя.

Наталья Владимировна, продолжая тему учетной политики, не могли бы Вы рассказать нашим читателям о том, какие основные изменения необходимо внести в учетную политику нового отчетного периода?

В то же время при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ, показатели строк [14] и [19] могут не заполняться.

Согласно разъяснениям, приведенным в этом письме, налогоплательщикам дана возможность вместо стандартного комплекта документов: бухгалтерского (ТОРГ-12, ТТН, М-15, ОС-1 и подобных) и счета-фактуры, применять один документ, содержащий все необходимые реквизиты.

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎