Эффективная работа со списками и жизнью. Успевать все самое важное

В последнее время у меня было довольно много осознаний по поводу работы со списками — планами, делами.

Свои осознания я систематизировала и хочу вам рассказать про семь наиболее крупных из них.

Список дел составляют отнюдь не для того, чтобы выполнить каждое из них. Прежде всего, он позволяет зафиксировать наши задачи на том или ином носителе, а не хранить их в памяти. Давно доказано, что наш мозг не может удерживать более семи-девяти задач одновременно. То и дело возвращаясь в мыслях к мелким делам (помыть обувь, купить пакеты для мусора), к незаконченным энергетическим хвостам и гештальтам в отношениях, проектам, по которым не приняты решения, и десяткам текущих дел, мы устраиваем своему мозгу безумный перегруз.

Как следствие — утрачиваем способность действовать эффективно.

Чаще всего мы сами привязываем к себе гири, часть из которых можно было бы сразу убрать, часть — сложить в кучку, пусть полежат до поры.Источник фото: Flickr

Десять лет я веду дневники и занимаюсь фрирайтингом как раз с той целью, чтоб выгружать из себя все лишнее. Однако список дел я до этого так не воспринимала.

Теперь я в течение недели выписываю более четырехсот дел. Некоторые из них группирую в одно большое дело типа «привести в порядок мой SEO-блог». В отдельном файле — список работ по блогу. Представьте, что раньше мой мозг ежедневно, иногда даже прорываясь в сон, пинговал — помню ли я о той или иной задаче из этих нескольких сотен?

Вспомнила, как года три назад установила у себя отличную, очень приятную на вид и хорошо продуманную программу-органайзер MyLifeOrganized. Прошла по ней курс, изучила в деталях, потратила кучу времени на грамотное перенесение туда всех своих дел и проектов. И больше ни разу не открывала, боюсь.

Все потому, что в ней сразу видишь все дела и дедлайны, их количество пугает, и потому эта программа стала ассоциироваться у меня со стрессом. Я будто все время должна что-то срочно сделать, причем одновременно. В том числе принять кучу каких-то решений, которые не могут быть приняты, если я устала или испытываю нехватку ресурсов.

Когда пришло понимание всего этого, я интуитивно перешла на другой принцип составления списков:

1. В первом списке — достаточно подробные планы на два-три месяца вперед. Если появляется какая-то новая идея, на которую я готова выделить ресурс в том или ином месяце, я ее туда записываю и четко знаю, что не потеряю и наверняка выполню.

2. Помимо них у меня есть простая табличка по дням на одну-две недели — когда какие аудиты закончить, какие рассылки выпустить, какую статью написать, тренировки и прочее. Все, что имеет календарную привязку.

3. Есть еще и монстросписок дел. В него выгружены абсолютно все дела, к которым время от времени возвращается моя память. Любые хочу или надо, мелкие дела. Подробнее объясню ниже. Этот список я структурировала по сферам жизни и подпроектам, регулярно его пересматриваю, пополняю и чищу.

4. И последний — просто короткий список дел на текущий день, который я составляю с вечера.

Все это храню в своем любимом менеджере персональной информации. Сейчас это программа EssentialPIM.

В сентябре я прошла отличный марафон «Убей Завтрамена» Андрея Степанова. Одним из заданий было выписать все дела в список и выделить их цветом по такому принципу:

• Первая группа — дела, по которым не принято решение и по которым очень важно принять решение, но в данный момент вы этого не можете сделать (недостаточно ресурсов, информации и т.д.).

Это очень энергозатратные дела. Мы крутимся вокруг них с ощущением, что вроде надо их сделать. А решение — делать или нет, как делать, принять не можем, поэтому раз за разом откладываем их на потом. А надо бы в хорошем энергетическом состоянии сесть и принять решение. Или осознать, что сделать этого пока не можем, и на время спокойно забыть о таких делах.

• Вторая группа: дела, где решение принято, но нет/не хватает ресурсов (денег, времени, человека).

Ты точно знаешь, что еще полгода не выделишь время на это дело, а оно болтается в твоей голове, занимает место, забирает энергию.

• Третья группа: дела, по которым вы можете принять решение и есть доступные ресурсы, чтобы справиться с этой задачей.

Цель такого распределения дел по группам в том, чтобы ставить в план на завтрашний день лишь те задачи, по которым приняты решения и есть ресурс. Либо в самый продуктивный и осознанный, энергетически сильный период дня принимать решения по делам, по которым они не были до сих пор приняты.

Дела, по которым не можем сейчас принять решение и/или выделить ресурс, обозначаем малоприметным цветом и временно задвигаем на задний план, чтобы не мешали. Работаем только над теми проектами, где возможно простое выполнение. И не мучаемся по поводу всех задач подряд — за которую из них хвататься в первую очередь. Кстати, это значительно снижает прокрастинацию.

Кто-то в тренинге жаловался — мол, у него появилось больше тревожности, потому что дел оказалось очень много. Однако все становится намного проще, если список не находится в основном поле видимости, если он выгружен и отложен. А в твоем списке ближайших действий — только те, по которым есть решение и ресурс.

Потом можно еще поработать цветом:

Не мешало бы потом пройтись по списку и удалить те, которые можно не делать.

Когда я выделила серым дела, которые можно вовсе не делать, темно-коричневым — дела, по которым не приняты решения, и темно-синим — дела, по которым сейчас нет ресурса (времени, денег, сил, мотивации, людей), и сдвинула их вниз, в моем основном списке осталось не так уж много на самом деле важных дел. В числе которых — красные, первоочередные. Остальные отдыхают, отстаиваются.

Такие важные дела я называю «подвиги дня». Если ты их выполнил — считай себя героем. Остальные задачи — бонусом! Выполнил? Ура, ты еще больший молодец.

Итак, я выгрузила четыреста дел из головы, структурировала их, пометила цветами разные дела. Есть большой соблазн напланировать ежедневно по десять-двадцать задач и попытаться выполнить их все, а вечером расстроиться, что выполнено мало. Поругать себя. Переложить невыполненное на завтра и тем самым пригреть монстра Завтрамена.

Особенно, если «на завтра» и так уже был запланирован большой список дел. Ком растет, неудовлетворение и самобичевание множится. Внутренний судья не может успокоиться и перед сном. Не выспались.

Что в итоге? Отрицательное подкрепление нашей активности, отсутствие энергии и времени для осознанных изменений. Для тех дел, которые действительно хочется делать. Упадок сил, апатия.

«Я плохой, я не смог. Все могут, а я не могу. Я какой-то не такой. Все зря, все впустую, если я опущу руки и вообще ничего не буду делать, ничего не изменится. Все, пойду полежу или поем чего-нибудь вкусненького, утешу себя…»

Совершенно другая ситуация, когда мы планируем всего одно-два дела на день. Если они будут выполнены — день и вправду удался. Нет внутреннего стресса, хаоса, только четкость и порядок. Главное — ежедневно положительно подкреплять само движение, усилия по поворачиванию колеса жизни в нужную сторону.

Если у вас есть какая-то полезная цель, но совершенно нет на нее энергии, то есть делать вам это не хочется, вам может помочь установка, что любое движение в ту сторону делает вас сильней.Марина Комиссарова (Эволюция).

Не ругайте себя за медленное движение, иначе получится отрицательное подкрепление. И обязательно хвалите себя за любой шаг в ту сторону. Это выглядит известным, но на практике почти никто не умеет этим пользоваться.

Сегодня мой список дел на день состоит из нескольких дел плюс несколько дополнительных, бонусных дел. Я снова отказалась от программ со списками дел типа Todoist и все веду в простом файле в виде короткого списка. Так меньше стресса и больше удовлетворенности.

Еще я в последнее время веду в течение дня список выполненных дел, чтобы положительное подкрепление проявлялось само, без усилий — просто от вида этого списка. Таким способом я визуализирую свою продуктивность. «Подвиги дня» выделяю красным цветом.

Кстати, в марафоне «Убей Завтрамена» я увидела еще одно неожиданное для себя задание — хвалить себя вечером перед зеркалом. Обязательно. И очень важно — перед сном (я думаю, чтобы спалось хорошо :)

Этому приему я научилась у Андрея Парабеллума на тренинге «Самодисциплина»: на неделе надо выделить и запланировать несколько блоков отдыха, а также фокусные (когда мы делаем какие-то крупные, стратегические дела) и буферные блоки (срочные дела, текучка). Каждый блок — несколько часов.

Желательно не убирать и не сдвигать блоки отдыха. Причем на неделю иметь два-три таких блока. Один сдвоенный и один одиночный в середине недели.

Каждый фокусный или серию фокусных обрамлять буферными. Тогда мы точно спокойно сможем погрузиться в какие-то важные дела без отвлечений.

Я со спокойной совестью записываю негорящие буферные дела в специальный файлик, потому что четко знаю: скоро я выделю на них время и сделаю разом все.

Нет хаоса, нет метания. Или, по крайней мере, их становится значительно меньше.

Еще у меня есть список дел по проектам. Он тоже хранится отдельно, попроектно. Я выделяю фокусный блок «позаниматься SEO-блогом» и потом смотрю — какие дела мне нужно сделать в первую очередь. На них тоже нужно выделять время, только тогда они будут делаться.

На марафоне «Убей завтрамена» мы высчитывали, сколько часов в неделе, сколько реально остается на ту или иную деятельность. Осознали, что в течение дня у нас на самом деле есть всего лишь один-три блока с каким-то более-менее крупным отрезком, когда мы не прерываемся. И то, если есть навык.

Нет никаких мифических восьми-двенадцати часов на работу! Не существует. Хорошо, если мы продуктивно работаем два-четыре часа в день. Так что давайте смотреть правде в глаза и планировать свой день относительно этих данных. И расставлять приоритеты и в делах, и в жизни. Тогда не будет горы перекладываемых ежедневно дел, которые хотелось бы успеть сделать.

Я пришла к пониманию важности отдыха только сейчас. После многих лет работы без выходных и отпусков, я поняла — организм не обманешь. И теперь практически насильно заставляю себя проводить один полный выходной день в неделю без компьютера.

На силе воли невозможно эффективно работать долго. Она заканчивается быстрее, чем нам хотелось бы, а откат дорогого стоит. То же самое касается сна — это иллюзия, что можно сэкономить несколько часов за счет недосыпа. По крайней мере нельзя делать это регулярно. Недоспишь один час — «протупишь» три и даже не заметишь.

Все мы очень разные. Разные по сути, на разных этапах жизненного развития, потребностей, осознанности, опыта. Разные по степени ответственности за свои действия. Кроме того, мы постоянно чередуем состояния, жизненные периоды, идем по спирали.

Один и тот же инструмент или решение не подойдут разным людям. Одному и тому же человеку стоит регулярно что-то менять. Чтобы эффективно двигаться вперед, важно, чтобы «глаз не замыливался». Если какой-то инструмент больше не работает, оказывается отложенным в сторону или больше не мотивирует, пора искать и тестировать новые.

Раньше, например, я работала с игровым RPG органайзером Хабитика. Потом забросила ее и понимаю, что это нормально. Пробовала много других программ, систем, способов. Сейчас у меня своя подборка из самых эффективных для меня инструментов, из самых разных технологий тайм-менеджмента и самоорганизации. О некоторых моментах я писала в статье «Как успевать больше».

Лишь бы был результат.

В Стодневках, кстати, как раз этим и занимаются — прощупывают свои желания и цели, ищут оптимальные для себя способы и инструменты мотивации. Строят свою идеальную жизнь, чтобы иметь все, что хочется, и успевать все это.

Открыта запись в Стодневку, которая стартует 1 апреля

Подробности тут

Стодневка – это среда для развития. Погрузившись в нее, за 100 дней вы сможете не только достичь цели, но и разобраться в себе, прояснить свои ценности, научиться радоваться жизни здесь и сейчас, а не когда-нибудь, когда исполнится желаемое.

Вам не придется прикладывать сверхусилия. Правило маленьких шагов помогает двигаться к целям спокойно и непрерывно.

• Автор и ведущий курса — Армен Петросян.
• Работа проходит в команде единомышленников на закрытом сайте, куда имеют доступ только участники группы.
• На данный момент в проекте уже 3652 участника, большинство прошли Стодневку не по одному разу.
• Инструменты Стодневки — фрирайтинг, работа с планом дня, трекинг привычек, списки, ведение дневника и многое другое.

План — всему голова, или Как планировать, чтобы достигать результата

— Есть ли у вас план, мистер Фикс?— Да у меня целых три плана!

Планирование: поиск идеальной системы

Я уже рассказывала в «Жить интересно!» про свой опыт планирования и техники, которые попробовала в последние годы. Я продолжаю эксперименты и хочу поделиться новыми озарениями, идеями и инструментами.

Марафон «Осознанное планирование». День 1. Творческое задание

Добро пожаловать в первый день марафона про осознанное планирование!

© 2013-2022 Жить интересно! Перепечатка и использование материалов, опубликованных в журнале, допускается с письменного разрешения редакции.

Следуя требованиям законодательства Российской федерации, уведомляем вас, что на нашем сайте в целях его функционирования используются cookie-файлы, сохраняются и обрабатываются ваши персональные данные. Если вы не согласны с этим, вы обязаны, увы, покинуть сайт. Нам будет вас не хватать, но таков закон. Продолжая пользоваться сайтом вы тем самым даете согласие на обработку ваших персональных данных. По любым вопросам, связанным с вашими персональными данными, вы можете связаться с нами по электронной почте, указанной на странице «Политика конфиденциальности» .